La réunion, le procès-verbal, et ce que le comité en a fait
Un comité se juge à ce qu'il produit entre les réunions, pas au fait qu'il s'est réuni. CheckOHS conserve tout le dossier au même endroit — qui y siégeait, ce qui a été soulevé, ce qui a été recommandé, ce que l'employeur a répondu et ce qui a été fait — et verrouille le procès-verbal dès que les deux coprésidences l'ont signé.
Ce que ça fait
Un comité par établissement
Un comité appartient à un établissement et couvre les sites satellites et clients de celui-ci : aucun site ne se retrouve sans comité, et aucun n'en a deux. Désactiver un comité ne fait que retirer l'indicateur actif — les réunions, les procès-verbaux, l'ordre du jour et la composition sont des dossiers et demeurent, de sorte que le réactiver restitue le comité avec tout son historique.
Membres, parties et coprésidences
Chaque membre est consigné comme représentant les travailleurs ou l'employeur, avec une coprésidence de chaque côté. C'est l'appartenance au comité qui donne le droit de rédiger le procès-verbal, et seule une coprésidence en poste peut l'approuver. Nommer une nouvelle coprésidence retire le poste à celle qui l'occupait de ce côté, si bien que l'équilibre entre les deux parties se maintient sans qu'on ait à penser à retirer l'ancienne.
Un ordre du jour qui appartient à votre organisation
L'ordre du jour est réparti en ouverture, affaires découlant, points permanents, affaires nouvelles et clôture. Chaque point porte un libellé en français et en anglais et, au besoin, une consigne à l'intention de la personne qui rédige le procès-verbal. Modifiez la formulation, déplacez un point d'une section à l'autre, retirez ce qui ne s'applique pas, et restaurez plus tard un point retiré sans que sa formulation change. Chaque réunion conserve une copie de l'ordre du jour selon lequel elle s'est réellement tenue : modifier l'ordre du jour n'altère jamais une réunion déjà tenue.
Des procès-verbaux verrouillés dès la signature des deux coprésidences
Le projet est soumis pour approbation, et chaque coprésidence signe pour sa propre partie — la partie provient de la composition du comité, donc une même personne ne peut pas signer pour les deux. La seconde signature fait du procès-verbal le dossier officiel et en verrouille le contenu; toute tentative ultérieure de le modifier est refusée et inscrite à l'historique du comité. Les corrections se consignent à la réunion suivante, ce qui est la façon dont un procès-verbal se corrige dans les faits. Un procès-verbal approuvé se télécharge en PDF, peut être diffusé à tout l'établissement et peut être transmis par courriel aux personnes présentes.
Des préoccupations et des actions qui se reportent
Les affaires découlant sont constituées chaque fois à partir des dossiers vivants plutôt que d'un gabarit : tout ce qui reste ouvert, tout ce qui a été clos depuis la dernière réunion avec le compte rendu de ce qui a été fait, et toute préoccupation encore en attente d'une réponse. Une action ne peut être close sans décrire ce qui a été fait, ni annulée sans motif. Une préoccupation suit son cycle : la recommandation transmise à l'employeur, la réponse avec les mesures provisoires et l'échéancier de mise en œuvre s'il y a lieu, puis la résolution.
Des rappels calculés à partir de la réunion réellement tenue
Les coprésidences sont invitées à préparer la prochaine réunion avant son échéance, à partir de la date où la dernière réunion s'est tenue plutôt que de la fin de la période, ce qui laisse le temps de trouver une date qui convient à tout le monde. Les rappels d'action sont envoyés à la personne responsable avant la date cible et le jour même, puis aux coprésidences et, plus tard, aux gestionnaires de l'emplacement si elle est dépassée. Une période que le comité choisit délibérément de sauter est consignée avec son motif et prend son numéro dans la séquence : un écart est ainsi expliqué au lieu d'avoir l'air d'un oubli.
Questions fréquentes
- Est-ce que cela convient à un comité mixte de santé et de sécurité du travail?
- Oui. Il s'agit du dossier de comité au sens général, et les appellations varient selon la province et le milieu de travail — comité mixte de santé et de sécurité du travail, comité de chantier, CMSST, JHSC, JWSC et leurs équivalents décrivent le même dispositif. CheckOHS n'en fixe aucun : vous nommez le comité, vous établissez sa fréquence et son délai de réponse, et le dossier suit ce que vous avez établi.
- À quelle fréquence un comité doit-il se réunir?
- C'est votre organisation qui en décide, pas CheckOHS. Un nouveau comité démarre sur une fréquence mensuelle parce qu'il faut une valeur de départ, et vous la changez pour mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou un nombre de jours de votre choix. Vous pouvez aussi inscrire un nombre minimal de réunions par année civile, compté par rapport aux réunions réellement tenues. Tous les rappels sont mesurés par rapport à la fréquence que vous avez établie.
- Un procès-verbal approuvé peut-il être modifié?
- Non. Dès que la seconde coprésidence signe, les points de l'ordre du jour, la présence, les heures et le quorum sont verrouillés, et toute tentative de les modifier est refusée et inscrite à l'historique du comité. La correction va dans le procès-verbal suivant, sous les corrections au procès-verbal précédent, où elle est elle-même consignée et approuvée. L'original demeure exactement tel qu'il a été approuvé.
- Qui peut lire les procès-verbaux, et qui peut les rédiger?
- Toute personne rattachée à un emplacement peut lire les procès-verbaux de cet emplacement, et le plus récent procès-verbal diffusé apparaît sur son tableau de bord avec un lien vers le PDF. La rédaction est réservée aux membres du comité, aux directeurs et aux administrateurs de l'entreprise; la signature, aux coprésidences en poste, chacune pour sa propre partie. La personne à qui une action est confiée peut la démarrer et la clore elle-même, même si elle ne siège pas au comité.
Explorer le reste de la plateforme
CheckOHS forme un seul système — chaque module alimente les mêmes dossiers, la même piste de vérification et le même cartable de conformité.
Inspections d'équipements
Registre des actifs, calendriers d'inspection, listes de vérification et consultation par code QR.
Gestion de flotte et de véhicules
Registres d'utilisation et de carburant, registre des dommages, rappels de renouvellement et rapports d'utilisation.
Inspections des installations
Listes de vérification par emplacement, avec suivi des constatations jusqu'à la réponse de la direction.
Registre SIMDUT
Inventaire des produits dangereux, accès aux FDS et dates de révision, par emplacement.
Processus de mise hors service
Signalement de défectuosités, actions correctives et remise en service autorisée.
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