Qui a été formé, comment vous le savez, et quand ça expire
Accueil et intégration, formation à la tâche, formation sur l'équipement, certificats et cartes de compétence — CheckOHS conserve le dossier de chacun : quel cours, quand il a été terminé, comment il a été vérifié, qui l'a évalué, et le certificat ou la fiche d'évaluation qui l'appuie. Votre organisation décide quels cours existent et qui doit les suivre; CheckOHS ne fournit aucun cours. Le module est inclus dans chaque compte et demeure désactivé jusqu'à ce qu'un administrateur de l'entreprise l'active.
Ce que ça fait
Un catalogue de cours bâti par votre organisation
Le catalogue est vide au départ : ajoutez les formations que votre organisation donne ou reconnaît, avec un code, un titre en anglais et, au besoin, en français, votre propre classification, le nombre de mois pendant lesquels elle demeure valide et le délai d'envoi de l'avis de renouvellement. Un cours peut exiger une évaluation pratique, une compétence démontrée ou un certificat externe avant qu'un dossier y soit inscrit. Un cours qui a des dossiers est retiré plutôt que supprimé, et modifier la validité d'un cours ne réécrit jamais les dossiers déjà inscrits.
Comment elle a été vérifiée, et pas seulement qu'elle a eu lieu
Chaque dossier indique comment la formation a été vérifiée : présence, évaluation écrite, évaluation pratique, compétence démontrée, ou certificat externe avec son numéro et son émetteur. Joignez le certificat ou la fiche d'évaluation — un PDF ou une photo prise au téléphone — et nommez la personne qui l'a évaluée. Une nouvelle formation n'écrase jamais l'ancienne : le nouveau dossier devient le dossier actuel et le précédent demeure dans l'historique de la personne.
Personne ne consigne sa propre formation
Chacun consulte son propre dossier sous Mes formations, et envoie pour examen une nouvelle formation, un renouvellement ou une correction, certificat joint. Rien ne compte avant qu'une autre personne l'accepte — une nouvelle formation par un superviseur ou un gestionnaire au-dessus d'elle, une correction par son gestionnaire, un directeur ou un administrateur de l'entreprise — et un refus est accompagné de la raison donnée par l'examinateur. Les superviseurs et les gestionnaires n'ont accès qu'aux personnes d'un rôle inférieur aux emplacements qu'ils supervisent.
La matrice de l'équipe, la liste des formations à renouveler et les avis
La matrice de l'équipe montre le dossier actuel de chaque personne pour chaque cours actif, marqué valide, expire bientôt ou échu, avec la façon dont chacun a été vérifié. La liste À renouveler montre ce qui échoit dans les 30, 60, 90 ou 180 prochains jours. Une fois par jour, CheckOHS avise chaque personne lorsque sa formation entre dans sa période d'avis de renouvellement, puis de nouveau si elle échoit, dans l'application et par courriel, et envoie un seul sommaire aux directeurs et aux administrateurs de l'entreprise. La période d'avis est fixée par vous; laissez-la vide et aucun avis n'est envoyé.
La formation vérifiée avant une inspection d'équipement
Un administrateur de l'entreprise peut nommer la formation qu'une personne doit détenir avant d'inscrire une inspection d'équipement — pour toutes les inspections, ou limitée à une catégorie, un type d'équipement, un équipement précis ou un type d'inspection. Les exigences sont d'abord désactivées. Le mode Avertissement prévient l'inspecteur et note l'écart sur l'inspection; le mode Obligatoire refuse l'inspection et nomme la formation manquante. La formation est jugée à la date de l'inspection, de sorte qu'une inspection antidatée est jugée selon ce qui était détenu ce jour-là.
Le tableau de bord, le cartable de conformité et la conservation
Jusqu'à quatre cartes au tableau de bord, chacune limitée à ce que le rôle du lecteur permet déjà : mes formations, formations à examiner, formations de l'équipe, et inspections inscrites avec un écart de formation. Une section facultative du cartable de conformité énumère les formations de chaque personne à la fin de la période et la façon dont chacune a été vérifiée — ce qui a été consigné, et non ce dont quiconque avait besoin. Les dossiers suivent la période de conservation de votre organisation, comptée à partir du moment où un dossier cesse d'être actuel; un dossier actuel n'est jamais admissible à la suppression.
Questions fréquentes
- CheckOHS nous dit-il quelles formations notre personnel doit suivre?
- Non. Le catalogue de cours est vide au départ. Les cours qui existent, les rôles ou les équipements qui les exigent, leur durée de validité et la durée de conservation de leurs dossiers relèvent de votre organisation. CheckOHS consigne ce que vous lui indiquez et ne dit pas quelle formation qui que ce soit doit suivre.
- Les travailleurs peuvent-ils téléverser leurs propres certificats?
- Oui, mais rien ne compte avant qu'une autre personne l'accepte. Un travailleur envoie une nouvelle formation, un renouvellement ou une correction depuis Mes formations, certificat joint. Les personnes qui peuvent l'accepter sont avisées dans l'application et par courriel, la comparent au certificat, puis l'acceptent ou donnent la raison du refus. Personne ne consigne ni n'accepte sa propre formation.
- Que se passe-t-il lorsqu'une personne suit de nouveau une formation?
- Le nouveau dossier devient le dossier actuel et le précédent demeure dans l'historique de la personne, ce qui permet de montrer quand elle était formée et quand elle ne l'était pas. La date d'expiration de chaque dossier est fixée au moment où il est inscrit; modifier plus tard la validité d'un cours ne la réécrit pas.
- Un dossier peut-il être modifié après son enregistrement?
- Les directeurs et les administrateurs de l'entreprise peuvent corriger un dossier directement, en donnant obligatoirement une raison; l'historique des modifications conserve les valeurs avant et après. Toute autre personne demande une correction, que son gestionnaire, un directeur ou un administrateur de l'entreprise accepte. La personne et le cours d'un dossier ne peuvent pas être modifiés.
- Empêchera-t-il un inspecteur non formé d'inscrire une inspection?
- Seulement si vous le réglez ainsi. Les exigences d'inspection sont d'abord désactivées. Le mode Avertissement prévient l'inspecteur et note l'écart sur l'inspection; le mode Obligatoire refuse l'inspection et nomme la formation manquante. Utiliser d'abord le mode Avertissement montre combien d'inspections seraient touchées avant que quoi que ce soit soit refusé. Les exigences s'appliquent aux inspections d'équipement.
- Le registre des formations est-il un module complémentaire?
- Non. Il fait partie de CheckOHS plutôt que d'être une option ajoutée, et il demeure désactivé jusqu'à ce qu'un administrateur de l'entreprise l'active dans les paramètres.
Explorer le reste de la plateforme
CheckOHS forme un seul système — chaque module alimente les mêmes dossiers, la même piste de vérification et le même cartable de conformité.
Inspections d'équipements
Registre des actifs, calendriers d'inspection, listes de vérification et consultation par code QR.
Gestion de flotte et de véhicules
Registres d'utilisation et de carburant, registre des dommages, rappels de renouvellement et rapports d'utilisation.
Inspections des installations
Listes de vérification par emplacement, avec suivi des constatations jusqu'à la réponse de la direction.
Registre SIMDUT
Inventaire des produits dangereux, accès aux FDS et dates de révision, par emplacement.
Processus de mise hors service
Signalement de défectuosités, actions correctives et remise en service autorisée.
Comités de santé et de sécurité
Composition du comité et coprésidences, un ordre du jour que vous contrôlez, des procès-verbaux verrouillés à l'approbation, et des préoccupations et actions suivies jusqu'à leur clôture.
Causeries sécurité
Causeries par équipe : des sujets rédigés par vous, la présence confirmée par le présentateur, l'attestation par le participant, et un PDF de chaque causerie.
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